Den s Twenty CRM
Jak to vypadá v praxi
Konkrétní scénář dne dispečerky, technika, majitele a účetní v servisní firmě, která začala používat Twenty. Bez marketingových frází, jako kdyby kolega vyprávěl, jak to u nich teď funguje.
Den dispečerky
Lenka
Servisní firma klimatizace s 8 techniky. Před Twenty: Excel, Outlook, papírky, stálé volání techniků.
Otevřu Twenty na notebooku. Vidím Kanban pohled „Zakázky pro dnešek". Jakub má v terénu 3 výjezdy, Pavel 2, Honza nemocný. Přesouvám 1 Honzův výjezd na Pavla — přetažením myší.
Volá pan Novák z Fitness centra Karlín. „Klima v sále nefouká chladně." Otevírám kartu klienta — vidím že má 4 jednotky, naposledy servis 14 měsíců zpátky, F-plyn revize prošla minulý týden. Říkám: „Pošlu Pavla, je 20 min od vás." Vytvořím novou Zakázku, propojím se zařízením, přiřadím Pavlovi → on dostane notifikaci do mobilu.
V Twenty vidím že workflow „Plán revizí" upozornil, že u 3 klientů máme F-plyny revize do konce měsíce. Generuju naplánované zakázky, pošlu klientům automatický e-mail s návrhem termínu. Stačí mi 4 minuty.
Pavel skončil ve fitku, vyplnil zakázku v mobilu, nahrál fotku starého filtru, podepsal pan Novák tabletem. Vidím dokončenou zakázku v Twenty, hodiny i materiál jsou tam, fakturantka má podklad připravený.
Chystám zítřek. Vidím vytíženost techniků v dashboardu: Jakub 6h, Pavel 7h, ostatní méně. Tři výjezdy ještě k naplánování. Přesouvám.
Co se nestalo dnes
- ❌ 12 telefonátů technikům „kde jsi, kdy můžeš?"
- ❌ Hledání kontaktu klienta v Outlooku
- ❌ Přepisování ze Excelu do Outlooku do Excelu
- ❌ „Nevíme, kdy byla minulá revize" — kontext máme vždy
„Konec držení firmy v hlavě. Když budu nemocná, kolegyně vidí všechno co dělám já."
Den technika
Pavel
Technik na výjezdu, certifikovaný F-plynařů, 8 let praxe. Před Twenty: papírové zakázkové listy, večerní vyplňování v autě.
Otevírám Twenty na telefonu (otevřené v prohlížeči, přidané na plochu). Vidím filtr „Mé dnešní výjezdy": 3 zakázky, GPS adresy, kontakty na klienty.
Příjezd do Fitness Karlín. Klepnu na zakázku, vidím historii klimatizace (Daikin 5kW, instalace 2022-08, poslední servis 2024-11, naposledy řešen kondenzátor). Aha, takže určitě nebude problém v elektrice — to bych viděl v historii.
Diagnóza: zanesený filtr a nízký tlak chladiva. Foto starého filtru → přímo do Twenty zakázky (mobil umí fotit rovnou). Doplním materiál (filtr ABC, R32 250g), vykázané hodiny (1.5h). Pan Novák podepíše tabletem. Zakázka uzavřená, dispečerka i fakturantka už mají všechno.
Druhý výjezd — bytový dům, plánovaná revize F-plynů. Twenty mi ukáže předchozí 2 revize, vidím kolik chladiva. Zaškrtnu pole „Revize OK", generuje se mi PDF revizní zpráva. Klient ji dostane e-mailem, archivovaná v Twenty.
Třetí výjezd, reklamace v záruce. Otevřu kartu klienta — vidím že záruka platí ještě 4 měsíce. Bezstarostně provedu opravu, klient nebude platit.
Co se nestalo dnes
- ❌ Hledání papírové dokumentace z minula
- ❌ Volání do firmy „Lenko, je to v záruce?"
- ❌ Večerní 2 hodiny vyplňování zakázkových listů z bloku
- ❌ Ztracený zakázkový list z auta
„V mobilu mám historii každého stroje. Klient vidí, že vím o čem mluvím — ne že přijíždím slepý."
Den majitele
Marek
Jednatel servisní firmy 12 lidí. Před Twenty: vidí jen faktury a stížnosti, na všechno se musí ptát.
Otevírám Twenty dashboard. Bez ptání vidím:
- 📈 Pipeline za měsíc: 42 zakázek probíhá, hodnota ~ 380 000 Kč
- ⚠️ Reklamace v záruce: 3 otevřené, žádná po termínu
- 📅 Vytíženost techniků: Jakub 95 %, Pavel 85 %, ostatní < 70 % — můžeme přijímat víc zakázek
- 💰 Předpokládaný měsíční obrat: trakuje se podle dokončených zakázek
Volá kámoš Petr, jiný majitel HVAC firmy. „Jak řešíš revize F-plynů? My to máme v Excelu, je to peklo." Z Twenty vidím v sekundě, kolik mám otevřených revizních termínů příští 3 měsíce, kdo má jakou certifikaci, jaký objem chladiv jsme letos uplatnili. „Ohlášení do registru je workflow, dispečerka kliknutím vyřeší." Petr říká: „To zní moc dobře. Nepošli mi kontakt na vaši IT firmu?"
Schůzka s účetním. Vidíme přehled fakturovaných zakázek za měsíc, čerpání paušálních smluv u 3 stálých klientů, neuzavřené zakázky. Účetní říká: „Tady všechno sedí, nemusím nic dohledávat."
Premýšlím o expanzi. Twenty není jen CRM — až přidáme HR (nábor 2 nových techniků v Q3) nebo skladovku, nemusíme kupovat další software.
Co se nestalo dnes
- ❌ Mailové dotazy „pošli mi reporty za minulý měsíc"
- ❌ Pocit, že nevím, co se ve firmě děje
- ❌ Nákup další SaaS aplikace na to, co Twenty zvládne
„Mám čísla i historii v jedné aplikaci. A když přijde čas přidat HR, nezačínám od nuly."
Den účetní
Helena
Externí účetní pro servisní firmu, 1× týdně dochází na 4 hodiny. Před Twenty: hledání papírů, dotazy na techniky.
Otevírám Twenty s rolí „Účetní" — vidím jen to, co se mě týká: Dokončené zakázky k fakturaci, smluvní paušály, podklady pro DPH. Vidím filtr „K fakturaci za uplynulý týden" — 18 zakázek.
Zakázka u Fitness Karlín: 1.5h Pavla, 1× filtr, 250g R32. Cena už spočítána. DPH automaticky. Žádné překlepy z papírového výkazu. Exportuji všech 18 zakázek do CSV → import do Pohody. Faktura vystavena, odeslána klientovi e-mailem.
Marek se ptá: „Heleno, kolik máme v paušálu Tatry tento měsíc?" Otevřu kartu Smlouvy → vidím čerpání 67h ze smluvních 80h. Říkám během 5 sekund.
Kontrola DPH za kvartál. Filtruju zakázky kde DPH platí my, kde reverse-charge. Twenty má všechno správně označené technikem na zakázce, exportuju report. Žádná hodina dohledávání podkladů.
Co se nestalo dnes
- ❌ Dotazy na techniky „kolik jsi měl hodin?"
- ❌ Překlepy z papírového výkazu
- ❌ Hledání kdo má které smluvní paušály
- ❌ Telefonáty „pošli mi to ještě jednou, ztratil jsem to"
„Polovina mé práce byla dohledávání podkladů. To už neřeším — Twenty má všechno na svém místě."
Chcete to vidět live?
30 minut online — ukážeme prototyp pro váš obor s vašimi (anonymizovanými) daty. Bez závazku.